Nieuwsbrief n.a.v. de bestuursvergadering van dd 21-22-2018

Nieuwsbrief n.a.v. de bestuursvergadering van dd 21-22-2018

Wat een eer om jullie op de hoogte te mogen brengen van alle nieuwtjes die besproken zijn tijdens een lange maar zinvolle bestuursvergadering… Hopelijk worden onderstane zaken met plezier door jullie gelezen.

  • De komende jaarvergadering, die gepland staat op 6 februari 2019, hopen we (gewoon) in de Mozeskerk te houden. Als invulling voor deze avond gaan we uit van een halve avond zingen en een halve avond vergaderen (doornemen jaarverslag en inbreng/vragen leden).
  • Het negatieve saldo wat nog open stond, door de uitvoering van de Johannes Passion, is door de gemeente Kapelle alsnog achteraf gesubsidieerd. We zijn hier als bestuur erg blij mee!
  • De financiële stand van zaken is besproken. Voor 2018 hebben we een negatief saldo aan het einde van het jaar en ook uit de begroting voor 2019 blijkt dat er een tekort is. Dit vraagt om het maken van een voorstel. Dit voorstel wordt voorafgaand aan de jaarvergadering aan de leden gestuurd en hierover moet door de leden worden gestemd op de jaarvergadering.
  • En dan de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming)
  • Vooral Riet en Allette hebben zich hierin verdiept en gaan verder aan de slag met het uitwerken van de benodigde stukken en handelingen mbt AVG.

Belangrijkste gevolgen voor ons als koor zijn de volgende zaken:

– Alle leden moeten tekenen voor gebruik van hun gegevens en foto’s.

– Het aanmeldformulier voor nieuwe leden moet ook worden aangepast.

– Er moet een privacyverklaring komen op de website. Hiernaar moet in alle mails, brieven etc. die we verzenden, worden verwezen. 

– Ook de website moet worden ingericht volgens de AVG richtlijnen, dit doet Pieter in samenwerking met de websitecommissie.

Wordt vervolgd… want het laatste woord is nog niet over de AVG gezegd!

  • PR gaan we als bestuur voor alsnog niet officieel regelen. Leuk als koorleden zelf initiatief nemen en vooraankondigingen verspreiden via social media.
  • Nog belangrijk nieuws! Riet en Gerda zijn beiden aftredend als bestuurslid. Maar (gelukkig!!) stellen ze zich beiden beschikbaar voor een volgende periode. Gerda ziet nu geen redenen om af te treden.. wel vindt ze het goed om aan te geven dat het gezien haar leeftijd mogelijk is dat ze niet de volledige bestuurstermijn vol maakt.

De verkiezing gaat als volgt: De leden kunnen voor zowel de voorzitter als penningmeester

aangeven of zij hen weer kiezen ja/nee. De verkiezing moet vóór de jaarvergadering plaatsvinden, zodat de bestuursleden dan officieel benoemd kunnen worden. Mieke moet tijdens die vergadering ook als 2de voorzitter benoemd worden.

Nieuws rondom het te houden concert op 02-02-2019:

  • De digitale poster is zo goed als klaar en verschijnt binnenkort op verschillende websites.
  • Riet heeft contact gehad met het Watersnood museum. De onderstane informatie is relevant voor ons als koor.
  • Het museum is geopend van 10-17 uur.
  • Parkeerplaatsen zijn er voldoende.
  • Onze generale start om 13.00 uur/ 14.30 begint het concert.
  • Als je kaarten hebt voor het concert mag je het museum gratis bezoeken. Koorleden krijgen van ons een kaart. Deze moet je tonen/ afgeven bij de kassa. Het is dan vrij om het museum te bezoeken.
  • Er is in het museum een klein restaurant. Daar kun je lunchen maar de kaart is beperkt. Dit alles, inclusief koffie en thee, is voor eigen rekening. Er mag in het museum zelf niet gegeten worden.
  • We dragen die dag onze koorkleding, maar trek iets extra’s aan want het kan er koud zijn. Denk ook aan koude voeten!! (best charmant pantoffels onder een galajurk)
  • Er staan geen stoelen dus we moeten best een poos staan. Als je dat niet kunt, neem dan een hoge kruk mee zodat je toch comfortabel mee kunt zingen.
  • Het aantal bezoekers is 200. Meer mogen er niet in vanwege de veiligheid. Bezoekers kunnen ook een kaartje kopen om alleen het museum te bezoeken. Ze mogen niet bij het concert zijn. Vrijwilligers van het museum houden hier controle op.

Het museum werkt veel met vrijwilligers, volg hun aanwijzingen op.

  • Op 16 november 2019 hopen we als koor een Evensong te houden. We willen dit doen in de Kapelse dorpskerk. De kaders rondom dit concert zijn uitgezet, maar op de verder concrete inhoud moeten we nog wat broeden… wordt vervolgd dus..
  • Nog een belangrijk weetje voor de gastleden… 3 repetities vóór het concert op 4 mei 2019 willen we het Requiem nog verder instuderen/ puntjes op de i zetten..
  • De taken binnen het bestuur zijn goed geformuleerd toch willen we ze de komende tijd onder de loep nemen of zaken nog efficiënter verdeeld en/of omschreven kunnen worden. Dit evalueren we tijdens de volgende bestuursvergadering op 16 januari 2019.

Een gezellige afsluiter…

Wij vinden het erg leuk om na het concert van 2 februari ergens gezellig met elkaar uit eten te gaan in de buurt van het Watersnood museum. Dus voor diegenen die al een agenda 2019 hebben;-) hou 2 februari ‘s avonds vrij!

Wie wil dit regelen?

Namens het bestuur,

Mieke van Vaardegem